İş Süreçleri Otomasyonu: Manuel İşlerden Dijital Akışlara

Onay e-postaları, "ekteki Excel'i doldurup geri gönderin" yazışmaları, masaüstünde dolaşan imza klasörleri, Türkiye'deki kurumsal süreçlerin büyük kısmı hâlâ bu üçlünün etrafında dönüyor. Bir satın alma talebi e-postayla başlar, üç yöneticinin gelen kutusunda sırayla bekler, biri tatildeyse hafta boyu takılır; masraf formu Excel'de doldurulup muhasebeye e-postayla gider, oradan elle ERP'ye girilir; sözleşme onayı için belge yazdırılır, imzalanır, taranır ve tekrar e-postaya döner. Sonuçta hiç kimse "bu talep şu an kimde, ne zamandır bekliyor" sorusuna net cevap veremez; süreç görünmezdir, gecikmeler kişisel hatırlatmalara bağlıdır, denetim zamanı kimin neyi ne zaman onayladığı parça parça e-postalardan toplanmaya çalışılır. Dijital dönüşümde süreç tarafında ilk müdahale ettiğimiz alan budur: e-posta ve Excel üzerinden yürüyen işleri, BPMN tabanlı bir workflow engine ile tanımlı, SLA takipli, otomatik bildirimli ve tam audit trail'li dijital akışlara taşımak.

Yaklaşımımız

Süreç otomasyonu projelerinde ilk haftayı kod yazmadan, mevcut süreci olduğu gibi haritalamaya ayırmayı öneriyoruz. Çünkü çoğu kurumda "süreç" diye anlatılan ile gerçekte olan birbirinden farklı: yazılı prosedürde "üç onay" der ama pratikte birinin gönderdiği bir WhatsApp mesajı onay yerine geçiyordur, ya da resmi akışta olmayan bir "gölge adım" işin gerçek bel kemiğidir. Bu yüzden süreci BPMN 2.0 notasyonuyla, iş birimiyle birlikte beyaz tahtada modellemeyi tercih ediyoruz: kimin neyi onayladığı, hangi koşulda hangi dalın işlediği, nerede paralel onayların olduğu netleşene kadar. Bu diyagram hem ortak dil oluyor hem de doğrudan workflow engine'e yüklenebilir bir tanım hâline geliyor; "dokümandaki süreç" ile "çalışan süreç" arasındaki kopukluğu baştan kapatıyoruz.

İkinci kritik karar workflow engine seçimi. Süreç esas olarak insan onaylarından oluşuyorsa (satın alma, masraf, izin, sözleşme onayı gibi) Camunda öneriyoruz; BPMN diyagramını doğrudan çalıştırması, görev kutusu ve form yetenekleri bu senaryoya çok uygun. Süreç uzun ömürlü, çok adımlı ve sistemler arası dayanıklılık gerektiriyorsa (saatlerce/günlerce süren, çökmeye dayanması gereken akışlar) Temporal'i tercih ediyoruz; durable execution sayesinde sunucu yeniden başlasa bile akış kaldığı yerden devam ediyor. Her iki durumda da süreç durumunu PostgreSQL'de, bekleyen iş kuyruklarını ve zamanlanmış tetikleyicileri Redis'te tutmayı öneriyoruz. Önemli olan, sürecin durumunun bir e-posta zincirinde değil, sorgulanabilir tek bir kaynakta yaşaması.

Üçüncü katman arayüz, bildirim ve SLA. Çalışanın gördüğü tarafı Next.js ile sade bir form + onay paneli olarak kurguluyoruz: kişiye özel "görev kutusu", tek tıkla onay/ret, gerekçe alanı, belge önizleme. Her adıma bir SLA süresi tanımlıyoruz; süre dolmadan aksiyon alınmazsa otomatik eskalasyon devreye giriyor (üst yöneticiye yönlendirme, vekil onaylayıcı, hatırlatma). Bildirim orkestrasyonunu n8n ile yönetiyoruz: e-posta, SMS, WhatsApp veya Slack kanallarına tek noktadan dağıtım. API'si olan sistemlerle doğrudan webhook/REST entegrasyonu kuruyoruz; sadece ekranı olan, API'si olmayan eski uygulamalar için ise UiPath veya Automation Anywhere ile bir RPA köprüsü öneriyoruz; RPA'yı kırılgan olduğu için her zaman son çare olarak konumlandırıyoruz, önce API'yi deniyoruz.

Son katman yasal geçerlilik ve audit trail. Onaylanan belgeler için 5070 sayılı kanun kapsamında nitelikli e-imza ve gerektiğinde mobil imza entegrasyonu, resmi yazışma gerektiren süreçler için KEP entegrasyonu öneriyoruz. Her olay, kim, ne zaman, hangi IP'den, hangi belge versiyonuyla onayladı/reddetti, değiştirilemez bir audit trail'e yazılıyor; belge versiyonları hash'le mühürleniyor. Tüm akışı OpenTelemetry ile uçtan uca izliyor, hataları Sentry ile yakalıyoruz; böylece "hangi onay nerede tıkanıyor" sorusunun cevabı denetimde değil, canlı dashboard'da görünüyor.

Tercih Ettiğimiz Teknolojiler

Tipik tercihlerimiz aşağıdaki gibi; süreç tipinize, mevcut sistemlerinize ve uyum gereksinimlerinize göre uyarlıyoruz.